5 astuces pour bien organiser son Week-End d’Intégration

Qu’est ce qu’un Week-end d’intégration ?

Au-delà du nombre d’étudiant, du prestige de l’école ou encore de la difficulté des partiels. Pour les étudiants, le Week-end d’Intégration (WEI) est un symbole voire une institution et son bon déroulement une obligation. Il s’agit d’un moment clef de la vie d’une école. C’est précisément à ce moment que des liens se forgent.

Pour le Bureau Des Etudiants (BDE) l’enjeu est donc de taille et les membres de l’association doivent fournir le cadre le plus propice aux rencontres et à l’amusement. Vouloir le meilleur pour ses étudiants c’est prévoir un lieu particulier avec des activités mémorables. Quelle fierté que de rentrer après un WEI réussi et d’en entendre parler des semaines durant. Fruit de son succès et récompense de ses efforts. À l’inverse… Non ! Ne parlons pas de cela. Si vous suivez nos conseils, la réussite de votre WEI sera la seule issue possible.

Voici les 5 p’tites infos de LEZ’EVENTS pour organiser son WEI :

P’tite info n°1 : une équipe investie

La première étape se passe en interne du BDE. Afin que l’organisation de votre WEI soit optimale, déterminez au préalable les membres du BDE qui s’investiront dans la mise en place de ce projet. Pour un tel événement il est essentiel de savoir sur qui l’on peut compter. Enfin, déterminez les tâches à effectuer et attribuez-les à chacun.

« Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite » Henry Ford

P’tite info n°2 : la programmation

Déterminer la date idéale pour son WEI c’est prendre en compte les agendas de tout le monde. Ainsi, croisez les calendriers des différentes promotions de votre école afin de trouver le meilleur week-end où tout le monde pourra être présent.

Programmer le WEI, c’est déterminer un lieu accessible en bus à une distance relativement courte où le nombre d’hébergement doit coïncider avec le nombre de participant. C’est donc aussi prévoir le transport, soit la compagnie de bus qui sera chargée de vous emmener sur le lieu et de vous y récupérer.

L’objectif du WEI est de créer ou de renforcer les relations entre les étudiants. Ainsi, les activités choisies joueront un rôle déterminant. Choisissez bien les activités en fonction de l’ambiance que vous voulez donner à votre WEI !

P’tite info n°3 : la sécurité des étudiants fait votre sérénité

Le WEI c’est aussi des risques, ne négligez pas la sécurité. Soyez prévoyant, pensez à faire appel à des agents de sécurité qui pourront encadrer votre weekend épique. Privilégiez des professionnels du secteur qui connaissent les événements étudiants. Il ne s’agit tout de même pas d’une simple soirée en boite de nuit !

Il est aussi essentiel de prévoir une équipe de secouristes disposant d’un dispositif de premiers secours et d’une ambulance. Cela afin qu’ils puissent intervenir au plus vite en cas d’incident.

Pour les agents de sécurité et les secouristes, le nombre à prévoir est d’un pour cent étudiants.

P’tite info n°4 : les finances, le nerf de la fête

La ou les personnes chargées des finances doivent au préalable déterminer un budget maximum à ne pas dépasser. Cette information sert de base au projet. Afin que ce budget soit le plus élevé possible, n’hésitez pas à programmer quelques événements pour financer votre WEI.

Prenez le temps de déterminer un prix équilibré prenant en compte certes vos coûts et vos dépenses mais aussi le budget des étudiants qui n’est généralement pas très élevé. Ne pressez pas les choses, ne donnez pas de prix hypothétique.

Les finances c’est important, ne vous laissez pas dépasser. Si vous êtes en charge de cette tâche, restez informé de tout ce qui concerne les dépenses, coûts prévisionnels et recettes du BDE.

P’tite info n°5 : ne négligez pas la communication

Souvenez-vous, tout le monde doit être présent. Reste à leur dire !

Redoublez d’effort pour optimiser la visibilité de cet événement. Mailing, affiches et réseaux sociaux seront vos meilleurs alliés pour cela. S’il y a plusieurs associations dans votre école, essayer de vous coordonner lorsque vous postez vos événements sur les réseaux. Le choix de le faire à une heure différente permet de gagner en clarté et de ne pas embrouiller les étudiants.