Cet événement est LE moment de l’année pour beaucoup d’étudiants.
Au-delà du nombre d’étudiants, du prestige de l’école ou encore de la difficulté des partiels. Pour les étudiants, le week end d’Intégration (WEI) est une tradition qui transmet l’esprit de votre école et correspond à un moment clef de leur vie étudiante. C’est précisément à cette occasion que des liens se forgent.
Pour le Bureau Des Etudiants (BDE) l’enjeu est donc de taille et les membres de l’association doivent prévoir un cadre propice aux rencontres et à l’amusement en toute sécurité.
Pour nombre d’entre vous, organiser un wei de cette ampleur est une nouvelle expérience. Pas d’inquiétude ! Nous allons vous donner les clefs et des idées pour faire de vous de véritables organisateurs de week end d’intégration.
Tout commence par une réunion entre les membres de l’association étudiante. Pour une organisation optimale, déterminez au préalable les membres du BDE qui s’investissent dans la mise en place de ce projet. Les organisateurs devront répondre aux appels et être disponibles durant le séjour. Pour un tel événement, il est essentiel de savoir sur qui l’on peut compter en cas de besoin.
N’hésitez pas à contacter le BDE de l’année précédente. Ils ont l’avantage de connaître comment se déroule ce type d’événement. C’est l’occasion pour vous de bénéficier de leur retour d’expérience et d’utiliser leur exemple pour ne pas reproduire certaines erreurs. Ne l’oubliez pas, un séjour festif induit de grandes responsabilités pour les organisateurs.
Ensuite, listez toutes les tâches que vous aurez à réaliser par catégorie : hébergement, soirée, secours, animations…etc. Dans chacune de ces catégories, indiquez toutes les tâches à répartir entre les membres de l’équipe encadrante. Vous ne devez pas tout connaître, cet événement est aussi une occasion pour vous d’apprendre.
« Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite » Henry Ford
Programmer votre séjour commence par déterminer la date idéale. Pour ce faire, croisez les calendriers des différentes promotions de votre école afin de trouver le meilleur week end où tout le monde pourra être présent.
La prochaine étape est de choisir une destination accessible en bus, car le transport est un incontournable. Veillez également à ce que le lieu choisi comporte un nombre d’hébergements suffisant pour accueillir tous les participants. Veillez bien à ce que le camping que vous choisissez soit adapté à ce type d’événement. Vouloir le meilleur pour ses étudiants, c’est prévoir un lieu agréable prêt à accueillir un groupe étudiant et des hébergements confortables.
Ensuite, réalisez un programme intégrant des activités et des animations qui favorisent le partage entre les anciens et les nouveaux. En effet, depuis la rentrée scolaire, les étudiants n’ont pas encore tous pu faire connaissance. Comprenez les attentes et les envies de vos étudiants pour leur proposer le séjour idéal.
L’objectif du WEI est de créer ou de renforcer les relations entre les étudiants. Ainsi, les activités choisies joueront un rôle déterminant. Choisissez bien les activités en fonction de l’ambiance que vous voulez donner à votre WEI. Faites de ce séjour un moment inoubliable de cette année scolaire.
Gérer un événement de cette nature est une grande responsabilité pour les organisateurs. Dans un premier temps, vous devez sensibiliser votre équipe aux risques liés à la consommation d’alcool, aux dérives du bizutage et aux agressions sexuelles. Aussi, si certains participants sont mineurs, veillez à ce qu’ils ne consomment pas d’alcool, car ils sont sous votre responsabilité.
Chaque lieu comporte des zones à risques, identifiez-les à votre arrivée. Organisez-vous en équipe et faites des binômes chargés d’effectuer des rondes régulières dans la salle de soirée et dans le camping surtout en fin de soirée.
Il est indispensable de prévoir une équipe de sécurité et de secours pour encadrer votre weekend. Privilégiez des professionnels du secteur qui connaissent les événements étudiants. Vous le savez, il ne s’agit pas d’une simple soirée en boîte de nuit.
En prenant un maximum de précautions vous pouvez vous assurer un événement sous contrôle où tous pourront s’amuser en toute sécurité.
Commencez toujours par déterminer un budget maximum à ne pas dépasser. Cette information sert de base au projet. Afin que ce budget soit le plus élevé possible, n’hésitez pas à programmer quelques événements pour financer votre WEI.
Prenez le temps de déterminer un prix équilibré prenant en compte certes vos coûts et vos dépenses, mais aussi le budget des étudiants qui n’est généralement pas très élevé. Ne pressez pas les choses, ne donnez pas de prix hypothétique.
Pensez aussi à garder une marge pour répondre à tout imprévu. Matériel défectueux, achats de dernière minute… Il existe de nombreux cas de figure où disposer de fonds suffisants pourra vous aider.
Les finances, c’est important, ne vous laissez pas dépasser. Si vous êtes la personne chargée de cette tâche, restez informé de tout ce qui concerne les dépenses, coûts prévisionnels et recettes du BDE.
Souvenez-vous, tout le monde doit être présent. Encore faut-il que tout le monde soit au courant. Redoublez d’efforts pour optimiser la visibilité de cet événement. Définissez votre stratégie de communication et réalisez un planning de publication.
Ne négligez aucun canal ; mailing, affiches et réseaux sociaux seront vos meilleurs alliés pour cela. S’il y a plusieurs associations dans votre école, essayez de vous coordonner lorsque vous postez vos événements sur les réseaux. Le choix de le faire à une heure différente permet de gagner en clarté et de ne pas noyer les étudiants sous un trop grand nombre d’informations.
Faites vivre cet événement avant qu’il n’ait lieu. Vous pouvez par exemple partager les publications qui parlent du wei, réaliser des sondages, partager des vidéos du wei précédent ou évoquer l’événement lors d’afterworks.
Une fois l’événement terminé, continuez de publier des contenus. Repartagez les publications des participants et réalisez un aftermovie pour graver ce moment dans les mémoires. L’objectif est de faire de ce moment un beau souvenir pour vous et vos étudiants.
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour organiser un séjour mémorable et bien encadré. Nous vous accompagnons dans la construction de votre projet de WEI, consultez notre page WEI/WED.
