Encadrer son week-end d’intégration peut représenter une charge de travail conséquente. En revanche, si les membres du BDE se répartissent bien les tâches l’événement peut se dérouler avec une grande fluidité.

Votre weekend d’intégration s’organise en trois étapes pour le BDE :

Étape 1 : La planification et l’organisation

Étape 2 : La gestion et la coordination

Étape 3 : Le Suivi et la communication

Dans cet article nous allons approfondir le second temps fort, à savoir la gestion et la coordination optimale d’un week-end d’intégration.

Encadrer son week-end d’intégration – Étape 0 : prévoyez une équipe de secouristes et une équipe de sécurité

L’équipe de secouristes fait le relais entre le centre hospitalier le plus proche et le lieu des festivités. Le service de sécurité, lui, s’occupe de l’encadrement pendant la soirée et assure une intervention immédiate pour que la situation ne soit jamais hors de contrôle.

N’oubliez pas qu’en tant qu’association étudiante, vous engagez votre responsabilité personnelle. Le fait d’avoir pris ces dispositions couvre la responsabilité des membres de l’association en cas de problème. En effet cela démontre que tout a été mis en œuvre pour la sécurité des participants.

Étape 1 : formez une équipe au bon nombre

La grande question : Combien de membre de l’association faut-il pour encadrer son weekend d’intégration ?

Voici un metric simple : « 1 membre du BDE pour 40 participants ».

Il s’agit là d’une moyenne permettant d’avoir un effectif d’encadrants suffisant pour une bonne gestion de l’événement.

Le manque d’effectif représente un facteur majeur de risque et de stress pendant l’événement. Ce manquement peut mener les encadrants en sous-nombre à passer la soirée à courir d’un problème minime à un autre. Un encadrement en sous-effectif représente une grosse perte de temps en plus des situations stressantes que cela crée.

Étape 2 : Organisez-vous par pôle

Dans l’organisation d’un week-end d’intégration il y a des grandes catégories de tâches à effectuer.
On en démarque cinq majeures :

• Pôle coordination des animations : Il s’agit de s’occuper de la relation avec le prestataire pour l’installation et la désinstallation. Aussi de la supervision lors de l’utilisation des installations.
• Pôle gestion de l’alcool et du bar : Prend en compte la distribution de l’alcool, la gestion des stocks.
• Pôle hébergement : S’occupe de la relation avec l’hébergeur. Aussi il faut s’assurer que tout le monde ait bien été logé, que les logements ont bien été nettoyé par les étudiants avant le départ.
• Pôle transport : Il faut au moins une personne de ce pôle par car pour être en relation avec les chauffeurs et pour informer les étudiants. Leur rôle est de s’assurer que chacun ait un siège, du bon état du car après le voyage et du contrôle du volume sonore.
• Pôle gestion soirée : Celui-là tout le monde en fait partie. Pour la gestion des deux soirées, prévoyez un roulement afin que tous les membres de l’asso puissent profiter d’une soirée. Donc divisez-vous en deux teams, la première équipe s’occupe de gérer la soirée du premier soir et la seconde équipe s’occupe de la soirée du deuxième soir.

Étape 3 : organisez-vous avec des responsables de pôle

Pour chacun des pôles cités dans le point précédent, prévoyez un responsable. Ça n’a rien de hiérarchique, avoir un référent pour chacune des tâches permet de gagner beaucoup de temps. Ainsi, si quelqu’un de l’association a une question il sait vers qui se tourner. Ça permet aussi de faire mieux circuler l’information. Le chef de pôle peut ainsi plus simplement recevoir, transmettre les informations et donc prendre une décision.

Étape 4 : avoir une bonne communication durant l’événement

Assurez-vous un événement sans mauvaise surprise et sans stress : communiquez ! Rien de mieux que d’être au courant en permanence de ce qui se passe. Comme ça vous pouvez vous assurer d’agir au plus vite et le plus efficacement possible. Pendant les soirées, soyez reliés avec des talkiewalkies, comme ça pas besoin de courir chercher les autres membres de l’équipe quand on a besoin d’eux sur une situation.

Il s’agit là de la clef pour encadre vos soirées de la façon la plus sereine qui soit.