La base de tout va être la dream team, le BDE, le pilier de l’organisation. Que vous organisiez votre WEI avec une agence comme la nôtre, un tour opérateur, ou par vous-même, il va falloir de la volonté et de l’investissement de votre part. Chacun d’entre vous doit connaitre les risques qu’il encoure en organisant un évènement d’une telle envergure.
Nous vous conseillons également de répartir les tâches.
Il doit toujours y avoir un groupe apte à assurer organisation et sécurité, au sein du BDE.
Il est important de surveiller constamment même la nuit, notamment près des zones à risques.
En ce qui concerne les prémices, commencer à penser à ce WK dès mars/avril pour avoir le plus de possibilités possibles et anticiper au maximum. Dans notre agence par exemple, (à partir de mars) 30% des lieux sont vendus par mois. Donc plus vous vous y prenez tard, plus vous laissez passer des opportunités.
Il est important dans un premier temps de trouver une date qui arrange les différentes promotions. Certaines sont peut-être en alternance, d’autre travaillent jusqu’au vendredi soir… Ce sont des éléments à prendre en compte pour avoir un maximum de personnes présentes.
Il est également primordial de se projeter sur un nombre approximatif d’étudiants présent au week-end. Vous pouvez vous fixer par rapport au nombre de participants des années précédentes, ou encore par rapport au nombre d’élèves dans l’école. Vous pouvez échanger à ce sujet avec l’ancien BDE pour vous y aider.
Par rapport à ce nombre d’élèves et de la participation de l’école, des bénéfices créés sur les évènements et les moyens des élèves, vous devez fixer un budget par personne à ne pas dépasser.
Il est important d’opter pour des hébergements privatisés pour ne pas avoir de soucis avec des acteurs externes et surtout sécurisés ! On le verra par la suite, mais c’est l’un des points clés du week-end.
Le lieu doit être accessible de votre point de départ sans impliquer trop de temps dans le transport. Pensez à prévoir une visites des istes par le BDE ! C’est important de vérifier de ses propres yeux que ce dernier va vous plaire.
N’hésitez pas à consacrer du temps sur les états des lieux d’entrée et de sortie, pour ne rien louper et ne pas avoir de frais supplémentaires par la suite.
Pour se rendre sur le lieu choisit, pensez aux transports, en tenant compte des augmentations des prix dû à la hausse du prix du gazole.
Pensez à héberger les chauffeurs également en dehors du camping dans des hôtels à côté pour qu’il n’y a pas de soucis durant votre WEI avec ces prestataires.
En ce qui concerne la restauration, il est important de prendre en compte les régimes alimentaires de chacun pour ne pas engendrer de problèmes médicaux. Faites des repas simples, qui plairont au plus grand monde. Pensez à bien prévoir petit-déjeuner, déjeuner et diner avec assez de repas pour tous. À notifier : si besoin de sandwich pour la route à préparer en amont par les étudiants eux-mêmes.
Pour la partie activités, pensez à des choses cool, qui vont pouvoir créer du rire et des sourires et plaire à un maximum de monde. S’il y a des excursions pensez à prévenir l’agence pour qu’ils puissent s’organiser.
Pour les activités nocturnes, pensez à bien vérifier si les installations sonores sont bien stipulées dans le devis. Et anticiper le matériel supplémentaire à prévoir (par exemple une enceinte portative, un micro, des outils…).
On arrive au point le plus important : la sécurité. Il faut opter pour un nombre d’agents suffisant, notamment sur les activités les plus dangereuses, autour des lacs, des piscines, avec des cordes…
Également penser à prévoir des secouristes pour la soirée à côté du lieu, avec dispositifs de premiers secours et ambulance si besoin. Il faut donc prévoir des hébergements sur place pour les secours, sinon vous subirez des frais annexes.
Il peut être cool de teaser l’évènement sur : le lieu, le thème et les activités à travers des vidéos ou des indices sur vos réseaux. Pensez à être clair et donner toutes les informations, par exemple nous fournissons aux BDE des carnets de séjour qui résument le tout, un résumé peut être donné aux étudiants.
N’hésitez pas également à communiquer sur l’évènement après pour les années à venir et que les élèves en gardent un bon souvenir.
La réalisation d’after movie peut être vraiment cool pour mettre en valeur les temps forts du week-end (vous pouvez retrouver des exemples sur notre site).
Il faut également être clair avec l’administration de l’école, qui fera que le voyage se passera en toute sérénité.
Relancer tous les partenaires et le prestataire avec qui vous avez organisé le week-end en amont pour être sûr de ne rien avoir à gérer une fois sur place et que tout se passe pour le mieux.
Pour résumer, il faut s’associer à de bons prestataires et entretenir une relation de transparence avec eux et inversement, et maximiser une parfaite préparation pour éviter les imprévus.
Si cela vous paraît beaucoup, n’oubliez pas que nous sommes là pour vous aider et assurer ces tâches pour vous simplifier le tout !
